Powierzchnia biurowa to przestrzeń mająca spełnić często bardzo precyzyjnie określone funkcje. W tej przestrzeni przecież pracownicy spędzą większość swego pobytu w firmie, realizując jej politykę i osiągając wytyczone cele. Dlatego też powinna być zaprojektowana zgodnie z przepisami prawa budowlanego, przyjazna, ale i zapewniająca komfort pracy, poruszania się, relaksu, przyjmowania gości itd. Taki plan organizujący całościowo przestrzeń biura nosi miano space planu. Przewiduje on różnego rodzaju sytuacje i zezwala na optymalne zarządzanie oraz wykorzystanie powierzchni przez właściciela lub najemcę biura (z naciskiem na tego ostatniego). Space plan optymalizuje wykorzystanie przestrzeni, ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami czy działami, wytycza ciągi komunikacyjne, dostęp do urządzeń biurowych, uwzględnia liczbę pracowników i potrzeby ich oraz w ogóle potrzeby klienta. Inne wszak potrzeby będzie miała firma, w której istotne znaczenie ma papierowy obieg dokumentów, inne – call center, gdzie częsta jest rotacja pracowników, którzy do wykonywania obowiązków potrzebują dostępu do komputerowej bazy danych, telefonów i ekranów wygłuszających.
Zalety space planów
Zaletą space planningu powierzchni biurowej jest właśnie maksymalne jej wykorzystanie. Tu nie ma miejsca na przypadkowość. Przejścia pomiędzy poszczególnymi częściami biura wytyczone są tak, aby można było przemieszczać się wygodnie i jak najszybciej. Powierzchnie do pracy przygotowane są tak, aby pracownicy wzajemnie sobie nie przeszkadzali, częsta praktyka to dzielenie biura na mniejsze obszary i ich stosowna aranżacja, np. wydzielenie biur dla kadry zarządzającej (z wielkością stosowną do rangi zajmowanego stanowiska), utworzenie przestrzeni typu open z wykorzystaniem ścianek działowych, pokojów konferencyjnych, socjalnych, serwerowni itd. Plan taki w pełni odpowiada potrzebom zamawiającego, wytyczając ściśle punkty dostępu do sieci teleinformatycznej, mediów, wyznaczając strefy relaksu etc. Te konsultacje przedprojektowe mają na celu określenie: efektywnego wykorzystania powierzchni, pożądanej estetyki wnętrz, wytyczenia standardów środowiska pracy (poziom wykorzystania mediów, poziom hałasu, wygoda pracowników), oszacowanie poziomu zużycia energii, oszacowanie kosztów realizacji, możliwości ekspansji lub transformacji biura, wreszcie – ewaluacja, czy wdrożony projekt będzie działał zgodnie z założeniami. Po wszystkim zaś powstaje projekt, który uwzględnia sugestie zamawiającego, dając mu pomieszczenie dokładnie odpowiadające zapotrzebowaniu.
