Wydawać by się mogło, że urządzenie biura nie jest trudnym zadaniem: wystarczy przecież w miarę funkcjonalnie ustawić meble i sprzęt niezbędny do pracy i to wszystko. To jednak nieprawda. Aranżacje biurowe podlegają przepisom ustaw, a biuro musi być przyjazne pracownikowi i przede wszystkim – bezpieczne. Z biegiem lat firmy ewoluują i okazuje się, że aranżacja biura sprzed kilku lat obecnie w ogóle się nie sprawdza. Czy warto wtedy zdecydować się na modernizację?
Aranżacja a struktura organizacyjna
Aranżacja biura powinna odzwierciedlać jego strukturę organizacyjną przy uwzględnieniu : typów osobowości pracowniczych, rodzajów stref w biurze, rodzaju aktywności w pracy i organizacji biura. Jeśli więc wraz z rozwojem firmy zmienia się ona, przestrzeń biurowa musi być adekwatnie zmodernizowana. Osoby decyzyjne powinny mieć, możliwość przeprowadzenia spotkań, które zapewnią im odpowiednie warunki pracy i atmosferę do dyskretnych rozmów, oraz ułatwią ich identyfikację w firmie. Modernizacja biura powinna mieć na celu również przystosowanie powierzchni biurowej to potrzeb konkretnych działów w firmie. Innej aranżacji przestrzeni wymaga dział księgowości, a innej handlowcy. W wielu firmach podczas modernizacji biura wydziela się specjalistyczne strefy: współpracy, koncentracji, komunikacji, regeneracji. Pojawiają się np. małe salki konferencyjne, strefy relaksu czy budki telefoniczne, dające prywatność podczas rozmowy.
Co się zmienia?
Modernizacja biura ma na celu dostosowanie układu funkcjonalnego pomieszczeń do bieżących potrzeb danej firmy. Firma projektowa przeplanuje daną powierzchnię od nowa. Wymienione zostaną meble, zabudowa a nawet lady recepcyjne. To jednak nie wszystko. Do nowego rozkładu pomieszczeń należy od nowa zaplanować instalacje (np. klimatyzację) czy oświetlenie. Wyspecjalizowana firma sprawi, że każde nowe pomieszczenie będzie w pełni funkcjonalne. Modernizuje się nie tylko gabinety i powierzchnie open space, ale także korytarze, lobby, kuchnie, czy pokoje socjalne. Biuro zyskuje także nowy charakter. Dzięki nowym meblom i dekoracjom można podkreślić długą tradycję firmy lub jej nowoczesność.
