Wielu osobom fit-out kojarzy się z aranżacją nowej powierzchni biurowej, do której firma Najemca przeprowadzi się, gdy wszystkie pomieszczenia będą gotowe. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy firma chce odświeżyć lub przearanżować dotychczasowe biuro, nie przerywając jego funkcjonowania, a jednocześnie zapewnić komfort pracownikom. Czy da się to zrobić? Oczywiście!
- Dobry plan
Kluczem do sukcesu jest w tym wypadku dobry zaplanowany harmonogram. Musi on obejmować nie tylko poszczególne prace remontowe, ale plan pracy dla całej firmy. Warto ustalić kolejność działań, dopasowując się do potrzeb i planów firmy .Należy dobrze przemyśleć kwestie transferu pracowników czy sprzętu, aby nie doszło do żadnych niespodzianek. Źle ułożony harmonogram może doprowadzić do efektu domino, gdzie jedno obsunięcie czasowe wygeneruje serię kolejnych.
- Ścisła współpraca
Przed rozpoczęciem procesu należy upewnić się, że każda zaangażowana strona wie, z kim kontaktować się w poszczególnych sprawach. Ważne, aby ściśle współpracowały i komunikowały się ze sobą ze sobą na poszczególnych etapach strony procesu : office manager, dział HR, architekt i project manager prowadzący projekt. Każda z osób odpowiedzialnych powinna przekazywać informacje dalej. Ekipy budowlane odpowiadają za utrzymanie działającej infrastruktury, a pracownicy firmy wiedzą, jak bezpiecznie poruszać się po firmie.
- Wydzielenie stref
Dużym ułatwieniem podczas aranżacji fit-out na żywym organizmie jest wydzielenie stref: remontowej i tej, w której funkcjonują pracownicy. Właściciel nieruchomości wydzieli też windę towarową lub klatkę schodową i część korytarza niedostępną dla pracowników. Dzięki temu niedogodności związane z remontem będą ograniczone do minimum, a ekipy remontowe będą mogły w bezpieczny sposób składować i transportować materiały i maszyny budowlane. Zazwyczaj do tego celu wystarczają płyty karton-gips, folie i kurtyny PCV.
- Czas wolny
Czasami konieczne jest chwilowe odcięcie instalacji czy sieci teleinformatycznych lub użycie bardzo głośnego sprzętu. Takie zadania najlepiej planować na noce i weekendy, gdy firma nie pracuje. Dobrą porą na fit-out biura jest sezon urlopowy, gdy pracowników w biurze jest mniej. Sprawdzi się także system wieczorowo-weekendowy, pozwoli zminimalizować niedogodności odczuwane nie tylko przez pracowników firmy, ale też przez sąsiednie firmy, zajmujące niekiedy to samo piętro.
- Poinformowanie pracowników
Bardzo ważne jest informowanie wszystkich pracowników o przebiegu remontu. Powinni wiedzieć, jakich zasad muszą przestrzegać i gdzie nie wolno im przebywać. Znając harmonogram remontu, będzie im też wygodniej zaplanować spotkania z klientami czy telekonferencje.
