Przy sporządzaniu space planu powierzchni biurowej trzeba dokładnie przeanalizować wady i zalety wszystkich przewidywanych rozwiązań. Obecnie najczęściej biura aranżowane są na tzw. open space, czyli otwartą przestrzeń, wspólną dla wszystkich pracowników, bez tradycyjnego podziału na pokoje. To rozwiązanie ma zarówno swoje dobre, jak i złe strony.

Open space – dobre strony

Przede wszystkim, open space ułatwia komunikację między pracownikami, co wpływa nie tylko na jakość i tempo pracy, ale również na integrację współpracowników. Ponadto, łatwiejsze jest łączenie stanowisk pracy w większe zespoły – jak podają badania przeprowadzone przez IBM, właściwe ustawienie biurek może przyspieszyć obieg dokumentów i zwiększyć wydajność pracowników o 15%.

Zwolennikami tego rodzaju aranżacji są przede wszystkim pracodawcy. Z jednego powodu – open space umożliwia znaczne ograniczenie kosztów urządzania biura.

Open space – wady

Niestety, ten typ aranżacji biura nie jest w 100% komfortowy dla wszystkich jego użytkowników. Niewielka odległość między stanowiskami pracy dla wielu pracowników bywa dekoncentrująca. Podobnie jak hałasy, które zawsze pojawią się w pomieszczeniu, w którym znajduje się kilkanaście lub kilkadziesiąt osób. Nie możemy również zapominać o ciągłym uczuciu bycia kontrolowanym, które może być przyczyną stresu dla bardziej wrażliwych osób.

Co więcej, praca w biurze zaaranżowanym na open space może być szkodliwa dla zdrowia – tam, gdzie w jednym pomieszczeniu stłoczono dużą liczbę osób, powietrze ma znacznie gorszą jakość. Warunki te sprzyjają także rozprzestrzenianiu się różnego rodzaju chorób, gdyż tego typu środowisko pracy to miejsce wprost idealne dla wielu wirusów.

Podsumowując, przestrzeń typu open space ma wiele zalet, jednak nie można zapominać o dość istotnych wadach tego rozwiązania. W niektórych przypadkach zastosowanie go może negatywnie wpłynąć na jakość pracy i efektywność pracowników.

W każdym biurze powinna znajdować się komfortowo urządzona sala konferencyjna. To w niej przeprowadza się zebrania, prowadzi szkolenia oraz spotyka z klientami i partnerami biznesowymi. Aby pomieszczenie to w pełni spełniało swoje funkcje, powinno zostać zaaranżowane w odpowiedni sposób.

Pokój

Urządzanie sali konferencyjnej powinno się przemyśleć już podczas wykonywania space planu całej powierzchni biurowej. Szczególną uwagę należy zwrócić na wybór pomieszczenia, które idealnie sprawdzi się właśnie w tym charakterze. Pokój konferencyjny powinien być jasny i przestronny, aby wszyscy przebywający w nim uczestnicy spotkania mogli czuć się swobodnie. Kolorystyka ma sprzyjać negocjacjom i dyskusjom, dlatego warto postawić na stonowane kolory, takie jak pastele, jasne odcienie żółtego czy klasyczną biel.

Meble

W przypadku aranżowania sali konferencyjnej istotną rolę grają meble, które powinny być przede wszystkim funkcjonalne. W pomieszczeniu przydadzą się wygodne krzesła i duży stół, przy którym spokojnie może usiąść większa grupa osób. Dobrym pomysłem jest również postawienie jednej lub dwóch szafek, które służyć będą przechowywaniu akcesoriów biurowych. Pamiętajmy jednak, że funkcjonalność nie wyklucza estetyki, o którą warto zadbać również podczas urządzania tego, bądź co bądź, reprezentacyjnego pokoju.

Sprzęt

Sala konferencyjna wymaga również odpowiednich technologii, które ułatwią prowadzenie szkoleń, prezentacji czy innego rodzaju spotkań. W podstawowym wyposażeniu każdego pokoju konferencyjnego powinny znaleźć się takie sprzęty, jak projektor, system nagłaśniający, tablica i ekran projekcyjny. Można także zainwestować w tablicę interaktywną – gadżet, który świetnie sprawdzi się np. podczas przedstawiania nowych projektów.

Oświetlenie

Odpowiednie światło to rzecz kluczowa w każdym pomieszczeniu, dlatego w sali konferencyjnej warto o nie zadbać w sposób szczególny – światło powinno płynąć z kilku źródeł, a w oknach konieczne jest zamontowanie rolet zaciemniających (dzięki nim nawet ostre słońce nie będzie przeszkadzało w przedstawianiu multimedialnych prezentacji).

Jak pokazują najnowsze statystyki, prawie co trzeci pracownik na świecie zmuszony jest do pracy w biurze zaaranżowanym na open space. Model ten ma tyle samo zwolenników, co przeciwników, jednak wszyscy razem zgodnie twierdzą – w tego typu przestrzeni biurowej nie ma mowy o ciszy i atmosferze skupienia.

Niwelowanie hałasu

Według danych przedstawionych przez Sound Agency, hałas w biurze może zmniejszyć efektywność pracowników aż o 2/3. Nic więc dziwnego, że pracodawcy coraz chętniej sięgają po różnego rodzaju rozwiązania mające na celu poprawę akustyki w pomieszczeniu biurowym. W większości są to zabiegi, których zadaniem jest zniwelowanie ogólnego poziomu hałasu, które obejmują zarówno sufit, jak i podłogi. Wyciszenia można dokonać np. za pomocą:

• podwieszanych sufitów,
• odpowiednich wykładzin lub paneli wyciszających,
• białego szumu (z ang.: white noise), który maskuje niepożądane odgłosy.
• podniesienia podłogi.

Poza wyżej wymienionymi sposobami, duży wpływ na walkę z hałasem w open space jest wybór odpowiednich mebli.

Dodatkowe działania

Aby działania niwelujące hałas w przestrzeni biurowej mogły być w pełni skuteczne, należy wykonać odpowiedni space plan i we właściwy sposób dokonać aranżacji biura. Warto więc stworzyć strefy połączeń telefonicznych i spotkań, dzięki którym osoby rozmawiający z klientami nie będą przeszkadzać współpracownikom, którzy do pracy potrzebują ciszy i spokoju. Taką strefę można stworzyć w osobnym pomieszczeniu lub za pomocą budek do rozmów telefonicznych czy kanap i foteli z podwyższonymi ściankami, które zapewniają prywatność i akustyczną izolację.

Zadbanie o dobrą akustykę biura pomoże w stworzeniu komfortowego miejsca do pracy, przyjaznego wszystkim pracownikom.

Wnętrze biura powinno być zaprojektowane w taki sposób, by pracownicy dobrze się tam czuli i mieli zapewnione wszelkie wygody, które ułatwią im pracę. Jednak obecnie coraz popularniejszy staje się trend urządzania biura w sposób nieformalny.

W związku z tym, że branża mebli biurowych wciąż poszerza swoją ofertę, na rynku pojawia się coraz więcej produktów oryginalnych, które łączą nowoczesny design z komfortem i dużymi możliwościami użytkowania. W wielu biurach pracownicy dostają do dyspozycji pomieszczenia do kreatywnych spotkań, wyznaczane są strefy wypoczynku, a stanowiska pracy są wyraźnie od siebie oddzielone. Wszystko to sprawia, że nowoczesne biura stają się znacznie mniej formalne – przypominają bardziej miejsca przyjacielskich spotkań, niż sztywnych rozmów biznesowych.

Mimo wszystko, przy projektowaniu nieformalnego biura trzeba pamiętać o jego przeznaczeniu – w końcu to miejsce, w którym pracownicy muszą przede wszystkim wykonywać swoją pracę. I choć warto zadbać także o ich wypoczynek, dużą wagę należy przyłożyć do doboru odpowiednich mebli, takich jak nietapirowane siedziska czy krzesła i stoliki, przy których można wypić kawę czy zjeść lunch. W sali konferencyjnej można natomiast postawić wygodną kanapę, która zmniejszy dystans między rozmówcami.

Jak widać, czasy sztywno zaprojektowanych biur dawno minęły. Jeśli chcecie urządzić biuro w sposób oryginalny, warto zgłosić się po pomoc w zaprojektowaniu wnętrza biurowego do doświadczonej w tej dziedzinie firmy.

Obecnie pomieszczenia biurowe projektuje się w ten sposób, aby z łatwością mogły dostosowywać się do wszelkich zmian w układzie biura. Taką mobilność zapewnić mogą płytki dywanowe, których zastosowanie znacznie redukuje koszty reorganizacji biurowych pomieszczeń. Poza tym, oferują więcej możliwości dekoracyjnych, niż tradycyjne wykładziny dywanowe.

Jedną z głównych zalet płytek dywanowych jest opcja łączenia płytek o różnej wielkości oraz tych różniących się teksturami. Dzięki tego typu płytkom można szybko wyznaczyć konkretne strefy w biurze, takie jak np. strefa jadalna i strefa wypoczynkowa. Warto również wspomnieć o prostej i szybkiej instalacji, po której zostaje znacznie mniej poinstalacyjnych odpadów.

Płytki dywanowe, w przypadku uszkodzenia lub zabrudzenia, można z łatwością wymienić, toteż zniszczony fragment podłogi nie będzie generował aż tak dużych kosztów, jak np. przypalona lub nieodwracalnie poplamiona wykładzina dywanowa. Co więcej, czas renowacji w przypadku tego typu wykładziny ograniczony jest do minimum, a to w przypadku wszelkich remontów w biurach jest cenną zaletą.

Płytki dywanowe to bardzo wygodne rozwiązanie, dlatego warto rozważyć ich wybór podczas projektowania przestrzeni biurowej.

Wbrew pozorom, aranżacja powierzchni biurowej przeznaczonej dla informatyków, nie jest łatwym zadaniem. Oni, jak nikt inny, potrafią być w tej kwestii bardzo wybredni.

Dla programistów i testerów bardzo ważny jest oryginalny design, świetna lokalizacja i funkcjonalność biura. To wszystko sprawia, że zaprojektowanie przestrzeni biurowej dla takich pracowników wymaga pomysłowości, znajomości nowinek i ogólnych potrzeb grupy docelowej.

Środowisko IT jest dość specyficzne. W tej branży, silniej niż w innych, działa rozprzestrzenianie się informacji o atmosferze i warunkach pracy w danej firmie. Dla specjalistów IT środowisko pracy i nowoczesne wyposażenie biura to sprawy bardzo ważne i chętnie słuchają opinii znajomych przed dołączeniem do zespołu danej firmy. Jak pokazały wyniki badań przeprowadzonych przez Deloitte & Charles Lockwood, zmiana biura na bardziej zmodernizowane w wielu firmach skutkowała poprawą efektywności i obniżeniem poziomu rotacji w zespole.

Aranżacja biura

Firma Gensler w przeprowadzonych badaniach udowodniła, że pracownicy IT ponad wszystko cenią sobie elastyczność miejsca pracy, dlatego pracodawca powinien zapewnić im możliwość wyboru między pracą w open space a pracą w pomieszczeniach do pracy indywidualnej. Wynika to z różnych modeli pracy, uzależnionych od pełnionych funkcji: np. programiści systemowi wolą pracować w ciszy i spokoju, podczas gdy administratorzy Big Data lepiej odnajdą się w open space.

Technologia przede wszystkim

Poza odpowiednim space planem, projektując biuro dla specjalistów IT należy pamiętać o wyposażeniu go w nowoczesny sprzęt, który pozwoli im w pełni korzystać ze swoich kompetencji i sprawnie oraz efektywnie wykonywać swoje obowiązki.

Spełnienie wszystkich wyżej wymienionych warunków zagwarantuje stworzenie biura idealnego – miejsca pracy, w którym każdy informatyk będzie czuł się komfortowo.